Оформление распорядительных документов

Приказ, как правильно оформить

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем для решения оперативных организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы в пределах своей компетенции.

Приказ оформляется на бланке  и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись.  Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем, если в тексте не указано другого срока.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

По назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписанных действий, причины издания приказа, даётся ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое печатается прописными буквами и ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. В каждом пункте указываются исполнитель (должностное лицо) предписываемое действие и срок исполнения.

Оформление распорядительных документов

Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указать и обобщённо, например: председателям профсоюзных организаций. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме – «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Красноярская территориальная (краевая) организация

Профсоюзная  организация КГПУ

ПРИКАЗ

04.03.2000                                                                       № 3

Красноярск

О введении Инструкции по делопроизводству

Оформление распорядительных документов

В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности, выполнения постановления президиума профсоюзного комитета от 02.03.2010

1.Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в профсоюзной организации.

2.Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 10.03.2010

ответственный: специалист  Н.А. Налимова

3.Руководствоваться всем председателям профсоюзных организаций структурных подразделений правилами работы с документами, закреплёнными в Инструкции по делопроизводству.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

4.Обеспечить специалисту Н.А. Налимовой тиражирование Инструкции по делопроизводству и передачу во все профсоюзные организации институтов, факультетов до 10.03.2010.

5.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Е.Н.Белову

Председатель         Софронова                                        О.Г. Софронова

Оформление распорядительных документов

Заголовок приказа должен быть сформулирован чётко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чём?». Заголовок может занимать не более 5 строк, печатается у левого поля, через 1 интервал.

Регистрация приказов – это присвоение порядковых номеров в пределах календарного года.

Приказы по личному составу оформляются на основе унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, утверждённых Постановлением Госкомстата России от 06 апреля 2004 года № 1 и Трудовым кодексом РФ. Приказы по личному составу являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки по учёту кадров, наградные и другие документы и хранятся в течение 75 лет .

4.2. Документация по трудовым отношениям

К первичным
документам трудоустройства работников
относятся:

  • заявления
    о приеме на работу;

  • резюме;

  • приказы
    по личному составу;

  • личная
    карточка формы Т-2;

  • характеристика
    работника;

  • автобиография
    работника;

  • анкета
    работника;

  • трудовой
    договор (контракт);

  • личное
    дело сотрудника;

  • трудовая
    книжка.

Заявление
о приеме на работу
представляет собой краткую письменную
просьбу о приеме на работу с указанием
должности. Текст документа должен
начинаться со слов «Прошу принять на
работу …», с указанием наименования
структурного подразделения предприятия,
должности и желаемой даты приема на
работу. Это заявление подписывается
заявителем с указанием даты написания,
личной подписи и ее расшифровки.

Заявление
согласуется с руководителем структурного
подразделения предприятия (начальником
цеха, отдела и т.п.), в которое принимается
на работу соискатель.

Резюме
– это документ, содержащий краткие
(основные) биографические данные о
соискателе. Этот документ постепенно
вытесняет на второй план традиционные
автобиографии и анкеты.

Оформление распорядительных документов

Следует
подчеркнуть, что грамотно составленное
резюме вполне способно заменить и
пространственную автобиографию и
объемистую анкету. Более того, такой
документ не только несложно составить,
но и удобно изучать, что имеет существенное
значение для руководителя структурного
подразделения, которому надо дать ответ
на прием данного работника.

Приказы
по личному составу
– документы, которые оформляют прием
на работу, перемещение по службе,
увольнении, предоставлении ежегодных
отпусков, объявлении поощрений, мер
воздействия к нарушителям и др.

Приказ
должен быть объявлен работнику под
расписку. Оформляют приказы по личному
составу на общих бланках. В заголовке
к тексту такого приказа пишутся слова:
«о приеме на работу», «о переводе на
другую работу», «об увольнении», «о
предоставлении отпуска», «о поощрении
« и т.д.

Каждый
пункт приказа по личному составу
начинается глаголом, обозначающим
действие, и пишется прописными буквами:
НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ,
ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ и т.п.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Фамилию
печатают полностью прописными буквами,
а имя и отчество – строчными, затем
указывают должность, структурное
подразделение. Кроме того, в пункте
приказа о назначении на должность
указывают, на какую должность, с какой
даты и с каким окладом принимается
сотрудник.

В приказе о
предоставлении отпуска указывают вид
отпуска, количество предоставляемых
рабочих дней и даты начала и окончания
отпуска.

В приказе об
освобождении от занимаемой должности
указывают статью КЗоТ, на основании
которой производится увольнение.

После каждого
пункта приказа по личному составу
располагается реквизит «Основание»:
личное заявление работника; представление;
докладная записка; справка-вызов учебного
учреждения; график отпусков, контракт
и т.д.

Личная
карточка формы Т-2
является документом, обеспечивающим
работу по учету качественного и
количественного состава кадров, получение
оперативной всесторонней информации
о работнике предприятии (перевод на
другую должность, повышение квалификации,
предоставление различных видов отпуска,
изменения оплаты труда, данные воинского
учета и др.).

Оформление распорядительных документов

Личная карточка
формы Т-2 заполняется работниками
кадровой службы на основании соответствующих
документов (паспорта, трудовой книжки,
военного билета, документа об образовании
или квалификации, решений аттестационной
комиссии и т.п.) и хранится на предприятии
по каждому сотруднику.

Характеристика
работника –
это официальный документ, который выдает
администрация предприятия своему
сотруднику при решении целого ряда
вопросов (поступление в учебные
учреждения; аттестация на должность и
т.п.). В характеристике приводится отзыв
о служебной деятельности сотрудника,
оценка его деятельности и моральные
качества. Характеристика оформляется
на общем бланке формата А4.

1. Анкетные данные
(фамилия, имя, отчество, должность, ученая
степень и звание, год рождения;
национальность; образование).

2. Данные о трудовой
деятельности (специальность;,
продолжительность работы на данном
предприятии; сведения о продвижении по
службе; уровень профессионального
мастерства и т.п.).

3.
Собственно характеристика, т.е. оценка
моральных и деловых качеств (отношение
к работе; повышение профессионального
уровня; отношение к товарищам по работе).
Здесь же указывают наличие у сотрудника
правительственных наград и другие
служебные поощрения.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

4.
Заключительная, где содержится вывод,
в котором указывается назначение
характеристики.

Автобиография
работника
– документ, который автор составляет
самостоятельно. Автобиография типового
формуляра не имеет и составляется
произвольно. Однако рекомендуется в
автобиографии указывать:

  • название
    документа;

  • имя,
    отчество и фамилию автора; число, месяц
    и год рождения;

  • сведения
    о родителях (фамилия, имя, отчество,
    место работы);

  • образование
    и специальность по образованию; вид
    трудовой деятельности; последнее место
    работы и должность; награды и поощрения;
    участие в общественной работе; семейное
    положение и состав семьи; домашний
    адрес и телефон; дату; личная подпись.

Анкета
работника
— документ, который заполняется работником
собственноручно при оформлении на
работу. Как правило, на предприятии
составлена форма анкеты и работник
вносит в нее данные на основании
документов. Затем анкета проверяется
специалистом по кадрам, заверяется
подписью и печатью.

Трудовой
договор –
это документированное соглашение между
работодателем и работником, в соответствии
с которым работодатель обязуется
предоставить работнику работу по
обусловленной трудовой функции,
обеспечить условия труда, предусмотренные
нормативными правовыми актами, содержащими
нормы трудового права, своевременно и
в полном размере выплачивать работнику
заработную плату, а работник обязуется
выполнять определенную этим соглашением
трудовую функцию, соблюдать действующие
в организации правила внутреннего
трудового распорядка, оформляется в
двух экземплярах: первый экземпляр
отдается работнику, второй – подшивается
в личное дело сотрудника.

Подготовка
трудового договора, как правило,
поручается сотруднику отдела кадров
организации или иному уполномоченному
лицу. Составление пунктов трудового
договора осуществляется в соответствии
со ст. 57 Трудового кодекса РФ. Трудовой
договор вступает в силу со дня его
подписания сторонами, если иное не
установлено федеральными законами,
либо со дня фактического допущения
работника к работе с ведома или по
поручению работодателя или его
представителя.

Контракт
– это один из разновидностей взаимоотношений
работника с администрацией. Контрактная
форма оплаты труда широко применяется
в цивилизованных странах уже не одно
десятилетие и даже столетие. По сравнению
с действующей в нашей экономике тарифной
системой оплаты труда в ее повременной
и сдельной формах контрактная система
имеет два несомненных преимущества.

Во-первых, труд работников можно
оплачивать в значительно в большем
размере, чем это предписано окладами,
тарифными ставками и расценками в рамках
существующей государственной системы
оплаты, и реализовать на практике
рыночный принцип: за хорошую работу –
большие деньги, за плохую работу –
никаких денег.

Во-вторых, контрактная
система позволяет легко и просто
избавиться от нерадивого работника
путем расторжения контракта, не вступая
при этом в противоречие с Кодексом
законов о труде и не согласования это
увольнение с профсоюзом. Эти преимущества
делают контрактную систему чрезвычайно
привлекательной для тех предприятий,
где действительно желают добиться
резкого повышения эффективности
производства.

Личное
дело сотрудника
– это основной источник документированных
сведений о персональных данных и
профессиональной деятельности сотрудника
организации. Личное дело оформляется
как отдельная папка, в которую подшиваются
все документы по сотруднику: анкета;
автобиография; копии документов об
образовании;

трудовой договор (второй
экземпляр); договор о материальной
ответственности (для материально
ответственных сотрудников); выписки из
приказов (копии приказов) о перемещении
на другие должности; выписки из документов
(копии документов) о награждении или
привлечении к дисциплинарной
ответственности.

Личные дела
сотрудников оформляют и ведут сотрудники
кадрового органа в приспособленном для
этих целей помещениях.

Трудовая
книжка –
это основной документ, подтверждающий
трудовую деятельность. Она служит для
установления общего, непрерывного и
специального стажа, поэтому трудовым
книжкам и точному их заполнению придается
особое значение.

Трудовые
книжки ведут только по месту основной
работы сотрудниками отдела кадров. На
лиц, работающих по совместительству
трудовые книжки не заводятся. Все записи,
внесенные в трудовую книжку за время
последней работы, должны быть заверены
подписью руководителя предприятия или
специально уполномоченного им лица и
печатью предприятия или его отдела
кадров.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Оформленная
трудовая книжка выдается работнику или
служащему под расписку в день его
увольнения. В остальных случаях
администрация выдает работнику (по его
просьбе) заверенную выписку сведений
о работе из трудовой книжки.

Трудовые
книжки, не полученные их владельцами
после увольнения, хранятся в отделе
кадров в течение двух лет, а затем сдаются
на 5—летнее хранение в архив данной
организации.

Распоряжение, как правильно оформить

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем или заместителем, на отдельные работы, мероприятия. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы принимаются по общим вопросам, а распоряжение – по частным.

Поэтому по составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. Текст распорядительной части начинается со слов «предлагаю» или «обязываю».

Профсоюзная организация КГПУ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

14.05.2012                                                     № 12

Красноярск

О проведении конкурса

художественных и творческих

работ работников вуза

1.Провести конкурс художественных и творческих работ работников университета. Ответственный В.И. Тихомирова, срок – 25.05.2012.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

2.Контроль за проведением конкурса художественных и творческих работ работников возложить на заместителя председателя Е.В. Иванову

Председатель                                 Софронова                            О.Г. Софронова

5.1. Справки

Справки– это документ, содержащий описание и
подтверждение тех или иных фактов и
событий. Справки бывают двух видов:

  • с информацией о
    фактах и событиях служебного характера,
    выдаются заинтересованным гражданам
    и учреждениям для удостоверения того
    или иного юридического факта;

  • о подтверждении
    места учебы и работы, о занимаемой
    должности, заработной плате, месте
    проживания, наличия иждивенцев и т.п.
    Это самая многочисленная группа
    справочных материалов, которая выдается
    ежедневно.

Справки
по вопросам хозяйственной деятельности
предприятия оформляются на бланке,
подписываются исполнителем и содержат
факты, послужившие основанием для ее
написания, и конкретную информацию. При
наличии в справке сведений финансового
характера она подписывается руководителем
предприятия и главным бухгалтером и
заверяется печатью.

 Указание, как правильно оформить

Указание – правовой акт, издаваемый руководителем или заместителем  по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, положений, инструкций.

Указание по составу реквизитов не отличается от приказа, а его распорядительная часть начинается со слова «предлагаю», «считаю необходимым», «рекомендую».

УКАЗАНИЕ

03.06.2002                                                 № 26

Красноярск

О тематике обучения профсоюзного актива

В целях выполнения постановления президиума профсоюзного комитета от 20.04.2012 «О программе кадры»

1.Председателям профсоюзных организаций институтов, факультетов представить в профсоюзный комитет предполагаемые темы для обучения профсоюзного актива до 20.06.2012.

2.Организационно-массовой комиссии профкома составить план обучения профсоюзного актива и представить его на утверждение на президиум профкома до 01.07.2012. Ответственный – специалист Н.А. Налимова

Оформление распорядительных документов

3.Контроль за выполнением настоящего указания возложить на заместителя председателя Е.В. Иванову.

Председатель                                 Софронова                О.Г. Софронова

5.2. Докладные и объяснительные записки

Докладная
записка– документ, предоставляемый
сотрудниками руководителям отделов,
структурных подразделений или предприятия,
в которых излагается какой-либо вопрос
с выводами и предложениями.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Цель
докладной записки – побудить руководителя
принять определенное решение.

Текст
докладной записки должен состоять из
двух частей:

  • констатирующая
    (описательная), где излагаются факты,
    послужившие основанием к написанию
    документа;

  • предложения,
    просьбы, конкретные меры, которые, по
    мнению автора, необходимо предпринять
    вышестоящему лицу в связи с изложенными
    фактами.

Тексту
должен предшествовать заголовок, который
начинается с предлога «о» («об»). Докладная
записка оформляется на простом листе.

Докладная
записка может быть:

  • внутренняядля данного предприятия и подписывается
    самим составителем;

  • внешняя,
    адресуемая в вышестоящие инстанции и
    подписывается руководителем, готовится
    на общем бланке.

Объяснительная
записка– это документ поясняющий
содержание отдельных положений основного
документа (отчета, проекта и т.п.) или
объясняющий причины невыполнения
какого-либо поручения, нарушения трудовой
дисциплины или другого поступка.

Объяснительные
записки можно разделить на две группы:

  • сопровождающиеосновной документ и поясняющие
    содержание его отдельных положений.
    Они оформляются на общем бланке
    учреждения;

  • объясняющиекакие-либо поступки, ситуации, поведения
    отдельных работников. Они оформляются
    на чистых листах с воспроизведением
    тех же реквизитов и подписываются
    составителем

Протокол, как оформить

Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как  профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на отчётно-выборных собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях. Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь.

Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания. Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

  • кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
  • кто вёл протокол;
  • кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
  • кто был приглашён (при необходимости) на совещание;
  • какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность. На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

Постановление, как правильно оформить

Постановление – нормативный акт, принимаемый коллегиальным органом для решения важнейших вопросов деятельности. Постановления оформляются как правило на бланках и имеют следующие реквизиты: название органа управления, вид документа, дату принятия, место его издания, заголовок к тексту. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа «постановляет», «решил».

Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей. В констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если постановление издаётся на основании распорядительного документа вышестоящего органа , то в констатирующей части даётся ссылка на него.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Распорядительная часть постановления начинается с наименования органа, его принимающего. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель – должностное лицо, комиссия, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте постановления называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря коллегиального органа.

6.1. Организация документооборота

Документооборот
– организация работы с документами
от момента создания документа сдачи
его в архив

Различают
три основных потока документации:

  • документы,
    создаваемы в организации и используемые
    работниками организации в управленческом
    процессе (внутренние).

  • документы,
    поступающие из других организаций
    (входящие);

  • документы,
    отправляемые в другие организации
    (исходящие).

Документооборот
организует служба документационного
обеспечения управления (ДОУ), которая
может быть представлена в организации
как самостоятельным структурным
подразделением (управление делами,
канцелярия, общий отдел, секретариат,
орготдел и др.), так и отдельным сотрудником
(секретарь-референт, секретарь,
офис-менеджер, делопроизводитель и
др.).

Эта служба должна принимать к
обработке только правильно оформленные
документы, имеющие юридическую силу и
присланные в полном комплекте (при
наличии приложений). В противном случае
присланные документы возвращаются
автору с соответствующим сопроводительным
письмом, где указываются причины
возврата.

К
внутренним
документам
принято относить документы, разрабатываемые
должностными лицами, исходя из задач и
потребностей организации (ее структурных
подразделений) и в соответствии с
внутренними правилами разработки
документов

Получение
(отдача) указания на разработку документа,
его уяснение (уточнение)

Составление
проекта документа

Согласование
проекта документа

Оформление распорядительных документов

Проверка
правильности оформленияпроекта
документа

Подписание
руководителем

Регистрация
документа

Простановка
индекса (номера) на документе

Доведение
документа до сведения лиц, которым
он предназначен (до исполнителей)

Исполнение
и контроль исполнения документа

Оформление распорядительных документов

Подшивка
исполненного документа в дело

Входящие
документы
– это документы, поступающие в организацию
извне по различным каналам связи.

На
рассмотрение руководствапередаются
документы, адресованные руководителю
предприятия, и документы, содержащие
информацию по наиболее важным вопросам
деятельности предприятия, необходимую
для принятия управленческих решений.
Например, письмо с предложением о
совместной деятельности, полученное
от другого предприятия; жалобы покупателя
на низкое качество изделий, выпускаемых
данным предприятием.

Без
рассмотрения руководителем
передаются по исполнение (исполнителям)
документы, которые содержат текущую
оперативную информацию или адресованные
в другие подразделения. Например,
письмо-напоминание от головного
предприятия подразделению о приближении
отчетного периода для подготовки
соответствующей отчетности данного
структурного подразделения

Исходящие
документы
– это документы, разработанные внутри
организации и отправленные за его
пределы для руководства нижестоящим
органам управления (подчиненным
должностным лицам, учреждениям и
организациям) либо о исполнение письменных
указаний (руководящих документов) высшей
инстанции (старших начальников).

Проверка
правильности адресования

Оформление распорядительных документов

Отправка
документа адресату

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Подшивка
второго экземпляра (копии) в дело

6.2. Учет документов

Служба
ДОУ должна систематически вести учет
количества обрабатываемых документов,
т.е. учитывать объем
документооборота.
Осуществляется как полный (по всему
предприятию), так и выборочный учет
документов по структурным подразделениям
или группам. Отдельно учитываются такие
документы, как:

  • предложения;

  • заявления;

  • жалобы
    граждан.

2 документа формата
А5 = 1 документу формата А4.

Сводка учета объема
документооборота

за _______________ 200- г.

Виды документов

Количество
документов:

Всего

оригиналы

копии

Входящие

Исходящие

Внутренние

Итого

Результаты
учета объема документооборота обобщаются
и доводятся до сведения руководителя
предприятия для выработки мер по
совершенствованию работы с документами
и обоснования штатной численности
службы ДОУ.

Согласно
ГОСТ Р 6.30-97 подлежат учету также
полиграфически исполненные гербовые
бланки
документов ( с воспроизведением на
бланках Государственного герба РФ и
герба субъектов РФ). На гербовых бланках
типографическим способом или нумератором
проставляется порядковые номера. Учет
бланков ведется отдельно по всем видам
(в карточке или журнале).

а) при поступлении
бланков:

  • наименование
    вида гербового бланка;

  • количество
    экземпляров;

  • дата
    поступления;

  • номер
    сопроводительного документа;

  • наименование
    поставщика гербовых бланков;

б) при выдаче
бланков:

  • наименование
    вида гербового бланка;

  • количество
    экземпляров;

  • серия
    и номер гербовых бланков;

  • наименование
    структурного подразделения, фамилия
    и инициалы должностного лица — получателя
    бланков;

  • расписка
    в получении;

  • примечания
    (отметки об уничтожении).

Допускается
тиражирование документов на гербовых
бланках для рассылки при условии
заверения каждой копии печатью
организации.

6.3. Регистрация документов

Регистрация
документов
– это фиксация факта создания или
поступления документов путем проставления
на нем индекса и даты с последующей
записью необходимых сведений о документе
в регистрационных формах.

Необходимость
регистрации документов обусловлена
решением следующих задач:

  • учет
    количества документов;

  • обеспечение
    сохранности документов, избежание
    потерь документов;

  • обеспечение
    возможности ведения контроля исполнения
    документов;

  • обеспечение
    поиска документов в информационно-справочных
    целях.

Регистрации
подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и дальнейшего использования
в справочных целях. К таким документам
можно отнести:

  • организационно-распорядительные
    документы;

  • плановые
    документы;

  • отчетные
    документы;

  • учетно-статистические
    документы;

  • бухгалтерские
    документы;

  • финансовые
    документы

  • и
    т.д.

Регистрируются
входящие, исходящие и внутренние
документы, независимо от способа их
создания (рукописные, с использованием
компьютера или пишущей машинки) и способа
получения или отправки (почтой, курьером,
электронно). При этом следует иметь в
виду, что службой ДОУ регистрируются
не все документы, а только документы,
касающиеся деятельности всего предприятия.

Документы
регистрируются один раз: поступающие
– в день поступления; отправляемые и
внутренние – в день подписания или
утверждения. Если входящие документы
должны дойти до структурных подразделений,
то они подвергаются повторной регистрации,
но под тем номером, который им был
присвоен в службе ДОУ (при первичной
регистрации). Таким образом, соблюдается
принцип однократности
присвоения документам их номеров.

Оформление распорядительных документов

Регистрационные
номера присваиваются входящим, исходящим
и внутренним документам в пределах
календарного года.

  1. Регистрация
    входящих и исходящих документов
    .

Регистрационный
номер входящих и исходящих документов
состоит как минимум из двух частей,
которые отделяются друг от друга косой
линий:

  • порядкового
    номера в пределах регистрируемого
    массива документов с начала календарного
    года;

  • номера
    дела по номенклатуре дел.

  • Последовательность
    расположения этих частей регистрационного
    номера может быть принята такой:

  • для
    входящих документов: очередной
    порядковый регистрационный номер/номер
    дела, например: 258/03-12;

  • для
    исходящих документов: номер дела/
    очередной порядковый регистрационный
    номер, например: 03-12/258.

К
обязательным частям регистрационного
номера могут добавляться при необходимости
коды классификаторов: корреспондентов,
структурных подразделений, вопросов
деятельности и т.д.

  1. Регистрация
    внутренних документов
    .

Внутренние
документы при регистрации делятся на
группы по видам и разновидностям
документов, каждая из которых регистрируется
отдельно, например: приказы по основной
деятельности; приказы по личному составу;
отчеты; докладные записки и т.д. Порядковые
регистрационные номера присваиваются
документам в пределах каждой регистрационной
группы, применяя простую нумерацию,
например: приказ № 5, протокол № 8, акт
№ 4.

  1. Регистрация
    документов, составленных совместно
    несколькими организациями
    .

Документы,
подготовленные совместно несколькими
организациями, имеют сложные регистрационные
номера, состоящие из регистрационных
номеров каждой из этих организаций,
проставленных через косую черту в
порядке указания авторов на документе
(слева направо). .

Оформление распорядительных документов

В
качестве регистрационных форм в
зависимости от объемов регистрируемых
массивов документов используют
регистрационные журналыилирегистрационно-контрольные карточки.

Журналыудобны при сравнительно небольшом
количестве регистрируемых документов,
так как поиск информации по журналу
занимает много времени. Поэтому, для
удобства необходимо вести одновременно
несколько регистрационных журналов
отдельно для входящих,, исходящих и
внутренних документов, разделив их еще
по видам и разновидностям документов.

Регистрационно-контрольные
карточки лишены указанных недостатков.
Причем, таких карточек можно сделать
несколько экземпляров, что позволит
передать их вместе с документами в то
структурное подразделение, где документ
будет исполнятся. Это в свою очередь
устраняет их повторную регистрацию.
Таким образом, такие карточки удобны
для регистрации больших массивов
документов.

Ниже
приведены примеры регистрационных
журналов и регистрационно-контрольных
карточек.

Пример контрольно-регистрационной карточки

Лицевая
сторона карточки

1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
27 28 29 30 31

Корреспондент

Дата
поступления

и
номер документа

Дата
и регистрационный

номер
документа

Краткое
содержание

Резолюция
или кому направлен документ

Отметка
об исполнении документа

Оборотная
сторона карточки

Контрольные
отметки

(ход
исполнения)

Фонд

Опись №

Дело

Пример контрольно-регистрационной карточки

Контролю
подлежат документы, требующие исполнения.
Основная цель организации контроля
исполнения – обеспечение своевременного
и качественного исполнения документов.
Контроль осуществляют:

  • руководители
    предприятий;

  • служба
    ДОУ;

  • ответственные
    исполнители.

Сроки
исполнения документов исчисляются в
календарных днях с даты подписания
(утверждения) документа, а для документов,
поступивших из других организаций – с
даты их поступления. Срок исполнения
документа может быть типовым или
индивидуальным.

Типовыесроки исполнения документов устанавливаются
актами высших органов государственной
власти и управления, а также центральных,
функциональных и отраслевых органов
управления в форме законов.

Оформление распорядительных документов

Индивидуальныесроки исполнения документов устанавливаются
руководителями предприятия. Конечная
дата исполнения указывается в тексте
документа или в резолюции руководителя.

а)
типовые сроки – принятием нового акта;

б)
индивидуальные сроки – распоряжением
руководителя, который их установил.

Перенесение
срока исполнения документа по просьбе
исполнителя, мотивированной наличием
уважительных причин, осуществляется
руководителем предприятия после
получения докладной записки от
исполнителя. Решение о переносе срока
исполнения отражается в резолюции
руководителя и переносится из резолюции
в контрольную карточку.

Результаты
исполнения отмечаются в регистрационных
формах и на самом исполненном документе
(отметка об исполнении и направлении
его в дело).

Контроль
исполнения включает:

  • постановку
    документа на контроль;

  • проверку
    своевременного доведения документа
    до исполнителя;

  • проверку
    и регулирование хода исполнения;

  • учет
    и обобщение результатов контроля
    исполнения документов, информирование
    руководителя.

Проверка
хода исполнения осуществляется на
всех этапах до истечения срока, например,
в следующем порядке:

  • заданий
    последующих лет – ежеквартально;

  • заданий
    последующих месяцев текущего года –
    ежемесячно;

  • заданий
    текущего месяца – каждые десять дней,
    а в последнюю декаду – за пять дней и
    за три дня до истечения срока исполнения
    документа.

Карточки
контролируемых документов(контрольная
картотека) систематизируются по срокам
исполнения документов, по исполнителям,
группам документов.

Службой
контроля (секретарем) осуществляются
следующие операции:

  • формирование
    картотеки контролируемых документов;

  • направление
    карточки контролируемого документа в
    подразделение-исполнитель;

  • выяснение
    в структурном подразделении фамилии,
    имени, отчества и телефона исполнителя;

  • напоминание
    подразделению-исполнителю о сроке
    исполнения;

  • получение
    информации о ходе и результатах
    исполнения;

  • запись
    хода и результатов исполнения в карточки
    контролируемого документа;

  • регулярное
    информирование руководителей о состоянии
    и результатах исполнения;

  • сообщение
    о ходе и результатах исполнения
    документов на оперативных совещаниях,
    заседаниях коллегиальных органов;

  • снятие
    документа с контроля по указанию
    руководителей;

  • формирование
    картотеки исполненных документов.

7.1. Защита текущей информации

Сбор информации
о хозяйственной деятельности велся
всегда и везде. Его вели государственные
разведывательные органы (об экономике
потенциальных противников); коммерческие
и другие организации (о фирмах-конкурентах);
криминальные группировки (об ожидаемых
жертвах ) и т.д.

Все угрозы
безопасности информации могут быть
поделены на две группы:

  • случайные
    (без умысла нанесения угрозы разрушения,
    удаления информации).

  • умышленные,
    преследующие цель нанесения ущерба
    информации, вплоть до ее удаления.

1. Сведения
стратегического характера:

  • планы
    развития организации, в том числе
    применение новых технологий;

  • причины,
    сдерживающие развитие предприятия,
    трудности и возможности их преодоления;

2. Технологическая
и научно-техническая информация, лежащая
в основе производства предприятием
конкурентоспособности продукции.

3. Деловая информация:

  • о
    торговых и деловых партнерах, клиентах,
    посредниках, поставщиках;

  • об
    условиях контрактов, соглашений,
    договоров;

  • о
    состоянии кредитно-финансовой системы
    предприятия;

  • маркетинговая
    информация.

Для
того, чтобы система защиты информации
в организации была работоспособной и
эффективной, весьма важно отсортировать
служебную информацию и выбрать ту,
защита которой действительно целесообразна.

7.2. Мероприятия по защите информации

Каждая
организация решает задачу защиты
информации самостоятельно, исходя из
действующего законодательства и своих
собственных интересов и возможностей.
Однако к настоящему времени многолетней
практикой выработаны общие рекомендации,
которые могут быть полезны любому
предприятию, которое решает проблему
засекречивания своей коммерческой
информации.

Рекомендуются
следующие мероприятия по защите
информации:

  1. Выделяется
    ответственный за эту работу – один из
    руководителей предприятия (например,
    заместитель руководителя по коммерции
    или маркетингу) который совместно со
    службой безопасности (СБ) организует
    и осуществляет весь комплекс работ.

  2. Создается
    комиссия из числа квалифицированных
    специалистов ведущих структурных
    подразделений, на которую возлагаются
    экспертные функции.

  3. Членами
    созданной комиссии с привлечением
    руководителей и специалистов
    патентно-лицензионного отдела,
    финансового отдела и отдела, занимающегося
    рекламой, и других структурных
    подразделений определяется первоначальный
    вариант перечня сведений, составляющих
    коммерческую тайну предприятия,

  4. Проводится
    анализ поступивших предложений и
    готовится окончательный вариант перечня
    сведений, составляющих коммерческую
    тайну.

  5. Окончательный
    вариант перечня утверждается руководителем
    предприятия и доводится до исполнителей
    в полном объеме или части, касающихся
    их полномочий.

7.3. Способы защиты информации

Все разнообразные
способы защиты информации обычно
классифицируют по двум признакам.

1. По собственнику
информации (по видам охраняемых тайн):

  • защита
    государственной тайны;

  • защита
    межгосударственных секторов;

  • защита
    коммерческой тайны.

2.
По группам используемых для защиты
информации сил, средств и методов:

  • правовая
    (разработка правовых норм, регламентирующих
    правоотношения персонала в условиях
    организации документооборота);

  • организационная
    (установка постов охраны; разработка
    методических и руководящих материалов
    при организации документооборота;
    соответствующий подбор кадров и др.);

  • инженерно-техническая
    (использование соответствующих
    технических средств, предотвращающих
    или существенно затрудняющих хищение
    средств вычислительной техники,
    информационных носителей, а также
    исключающих несанкционированны доступ
    к электронному документообороту);

  • программно-математическая
    (применение общесистемных и специальных
    программ; инструктивно-методических
    материалов по применению средств
    программного обеспечения; математических
    методов, моделей и алгоритмов обработки
    информации и др.).

Остановимся
на проблеме подбора кадров. Первостепенной
задачей в этом случае является выявление
и отсев кандидатов с признаками
психологической патологии. При этом
даже опытные руководители не могут
правильно, достоверно и быстро оценить
подлинное психическое состояние
кандидатов, в следствие их повышенного
волнения.

Первичный контакт
с кандидатом следует максимально
использовать для сбора информации и в
воспитательно-профилактических целях.
Рекомендуется:

  • обращать
    внимание будущего работника на
    характерные особенности и режим
    предстоящей работы;

  • привлекать
    внимание к условиям работы с
    конфиденциальной информацией, к которой
    он будет допущен;

  • приводить
    примеры из практики защиты коммерческой
    информации на предприятии и внимательно
    оценить реакцию кандидата на эти
    сведения.

Кроме
этого, можно дополнительно потребовать
составление анкеты кандидата и его
фотографии с целью обеспечения
максимальной полноты формулировок
окончательного заключения и выявления
возможных скрытых противоречий в
характере проверяемого лица с приглашением
высокопрофессиональных специалистов,
графологов, психоаналитиков и даже
экстрасенсов.

На
основе анализа документов, представляемых
самим кандидатом, а также данных,
полученных из других источников, и
результатов предварительного собеседования
определяется определенная возможность
отсечь те кандидатуры, которые по
формальным признакам явно не соответствуют
требованиям, предъявляемым к будущим
сотрудникам.

2.1. Правила оформления делового письма

Служебные
письма оформляются на бланках писем,
которые вносятся реквизиты: адресат,
заголовок к тексту, текст, отметка о
наличии приложения (при необходимости),
подпись, отметка об исполнителе.

Текст
письма, как правило, состоит из двух
частей. Сначала указываются причины,
послужившие основанием для составления
письма (факты, события, ссылки на другие
документы), а затем излагаются выводы,
предложения, просьбы. В переписке
используют следующие формы изложения
текста

  • от первого лица
    единственного числа (прошу);

  • от первого лица
    множественного числа (просим);

  • от третьего лица
    единственного числа (предприятие
    просит);

  • от третьего лица
    множественного числа руководство
    предприятия и трудовой коллектив
    просят).

Исходящие(отправляемые) письма визируются
заинтересованными должностными лицами
(например, письмо по финансовым вопросам
– главным бухгалтером). Визы проставляются
на лицевой стороне последнего листа
копии письма, остающейся в организации.

На
входящих(получаемых) письмах
проставляются отметка о поступлении и
резолюции руководящих работников
организации, рассматривавших письмо,
а в дальнейшем – отметка о контроле
(если исполнение письма контролировалось
службой документационного обеспечения
управления) и отметка об исполнении
документа и направлении его в дело.

а) официальнее
деловые письма;

б) частные деловые
письма;

в) письменные
сообщения для ведения внутренней
переписки.

1) письма-просьбы;

2) письма- ответы;

3) письма-запросы;

4) письма-напоминания;

5) письма-заявления;

6) письма-подтверждения;

7) сопроводительные
письма;

8) договорные
письма;

9) письма-предложения;

10) письма-приглашения;

3.1. Организационные документы

— устав;


положение;


инструкция;


должностная инструкция.

Оформление распорядительных документов

Устав– это свод правил, регистрирующих
деятельность организаций, учреждений,
обществ и граждан, их взаимоотношения
с другими организациями и гражданами,
права и обязанности в определенной
сфере хозяйственной деятельности.


наименование министерства;


наименование организации;

— вид
документа;


регистрационный номер, дата, место
издания;

— гриф
утверждения;

— текст.

— общие
положения;


основные функции, права и обязанности
участников;


руководство;


взаимоотношения и связи;


производственно-хозяйственная и
коммерческая деятельность;


имущество и средства;

-контроль,
проверка и ревизия;


реорганизация или ликвидация.

Положение– это нормативный акт, устанавливающий
порядок образования, структуру, функции,
компетенцию, обязанности и организацию
работы системы государственных органов.

1. Общие положения
– определяются:

  • область
    деятельности;

  • указание
    на статус структурного подразделения,
    непосредственное подчинение;

  • нормативные
    правовые акты, иные акты, в том числе и
    локальные, которыми подразделение
    руководствуется в своей деятельности;

  • кто
    возглавляет структурное подразделение,
    порядок назначения руководителя;

  • при
    наличии печати: описать ее и указать
    область применения.

2. Задачи и функции
– указываются:

  • основные
    задачи структурного подразделения;

  • функции.

3. Права и
ответственность – указываются:

  • права
    структурного подразделения;

  • персональная
    ответственность руководителя структурного
    подразделения за осуществление задач
    и функций;

  • квалификационные
    требования, права, обязанности и
    ответственность сотрудников структурного
    подразделения.

4. Взаимоотношения
– указываются:

  • по каким вопросам
    подразделение взаимодействует с другими
    структурными подразделениями.

5.
Организация работы – определяются:

  • порядок деятельности
    структурного подразделения;

  • организация
    контроля и проверки деятельности
    подразделения;

  • реорганизация и
    ликвидация структурного подразделения.

Оформление распорядительных документов

Устав
и положения являются сложными документами.
Их структура и содержание определяется
учреждениями-разработчиками.

Инструкция– это правовой акт, издаваемый органом
государственного управления (или
утверждаемый его руководителем) в целях
установления правил, регулирующих
организационные, научно-технические,
технологические, финансовые и иные
специальные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий.

Инструкции
издаются также в целях разъяснения и
определения порядка применения
законодательных актов и распорядительных
документов (приказов, распоряжений).
Поскольку текст инструкции носит
характер указания, в ней рекомендуются
четкие формулировки со словами, имеющими
распорядительное значение, типа «должен»,
«следует», «необходимо», « не допускается»
и .д.

Инструкция
оформляется на общем бланке и утверждается
специальным распорядительным актом
или непосредственно руководителем. На
инструкции может быть сделана пометка
о том, что она является приложением к
распорядительному документу. При
утверждении инструкции распорядительным
документом (приказом, распоряжением) и
т.д.

Должностная
инструкция
– это правовой акт, издаваемый в целях
регламентации организационно-правового
положения работника, его обязанностей,
прав, ответственности и обеспечивающий
условия для его эффективной работы.

Должностные
инструкции разрабатываются руководителями
структурных подразделений на все
должности, предусмотренные штатным
расписанием, и ими подписываются. При
отсутствии структурных подразделений
инструкция составляется специалистом,
занимающим данную должность, и им
подписывается. Должностные инструкции
оформляются на общем бланке организации
и обязательно утверждаются, как правило,
первым руководителем.

1. Общие положения
– устанавливаются:

  • область
    деятельности специалиста;

  • порядок
    его назначения и освобождения от
    должности, замещения во время его
    отсутствия;

  • квалификационные
    требования;

  • подчиненность
    специалиста;

  • должностные
    лица, которыми он руководит

2.
Функции – перечисляются основные
направления деятельности работника.

3.
Должностные обязанности – определяются
конкретные виды работ, выполняемые
работником.

4.
Права – определяются права, необходимые
работнику для выполнения возложенных
на него обязанностей.

5.
Ответственность – указывается, за что
конкретно несет ответственность данный
специалист.

6.
Взаимоотношения (связи по должности) –
устанавливается круг служебных связей,
порядок представления отчетов, планов
и других документов, периодичность
представления отчетной информации и
др.

7. Оценка работы
(по усмотрению организации) – указываются
критерии оценки деятельности работника.

Вопросы
согласования текстов должностных с
определенными должностными лицами
решаются индивидуально в каждой
организации в зависимости от ее структуры,
штатного состава и сложившихся традиций.

https://www.youtube.com/watch?v=usersovetip

Должностные
инструкции доводятся до работников под
расписку, которые проставляют на ней
ознакомительную визу.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Ats-Consalt.ru